In der aktuellen regulatorischen Landschaft stehen Institutionen unter verschärfter Prüfung hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften für Textnachrichten, besonders im Licht der jüngsten SEC-Strafen.

Ein pragmatischer erster Schritt ist es, spezifische Kommunikationsbedürfnisse gründlich zu bewerten, bestehende Kanäle zu überprüfen und robuste Richtlinien für Textnachrichten einzuführen, einschließlich jährlicher Mitarbeiterbestätigungen.

Die Komplexität der Compliance nimmt mit der Vielfalt der Geräte, Apps und der Vermischung von privater und beruflicher Nutzung zu. Aufgrund unserer Beratungserfahrung mit mehreren Finanzkunden empfehlen wir einen strukturierten Ansatz, um die Notwendigkeit zusätzlicher technologischer Investitionen zu bestimmen.

Eine wohlüberlegte Strategie beinhaltet das Entwerfen präziser Richtlinien für Textnachrichten, die auf die verschiedenen Abteilungsrollen und Kundeninteraktionspräferenzen zugeschnitten sind. Diese Richtlinien sollten nicht nur jährlich während der Compliance-Überprüfung der Firma genehmigt, sondern auch digital von allen Mitarbeitern anerkannt werden, unterstrichen durch klare Strafen bei Nichteinhaltung.

Um diese Richtlinien kontinuierlich zu verfeinern, sollten Unternehmen regelmäßige Bewertungen durch Mitarbeiterfragebögen durchführen, die die Nutzung von Geräten, die Vorliebe für selbst gehostete Messaging-Apps wie Rocket.Chat, Chipper oder Mattermost und die potenzielle Verwendung von dedizierten Geschäftsleitungen abdecken. In Situationen, in denen Textnachrichten nicht automatisch erfasst werden – wie wenn ein Kunde eine persönliche Nummer eines Mitarbeiters verwendet – sollte die Richtlinie klar vorschreiben, dass Texte an eine Arbeits-E-Mail zur Archivierung weitergeleitet und per E-Mail beantwortet werden müssen, um Compliance und Überwachung zu gewährleisten.

Letztendlich ist es wesentlich, dass Mitarbeiter verstehen, dass alle geschäftsbezogenen Textkommunikationen dokumentiert und abrufbar sein müssen, was das Engagement der Institution für strenge regulatorische Compliance und operationelle Integrität verstärkt.

Für Anwaltskanzleien, die die Einhaltung der SEC-Regel 17a-4 hinsichtlich des Managements und der Archivierung elektronischer Kommunikation, einschließlich Textnachrichten, anstreben, hier die fünf wichtigsten Überlegungen:

Aufbewahrung von Aufzeichnungen #

Stellen Sie sicher, dass alle Textkommunikationen, die mit Geschäftstransaktionen zusammenhängen, in einem nicht umschreibbaren, nicht löschbaren Format aufbewahrt werden. Dies erfordert typischerweise die Verwendung von Software oder Diensten, die diese Kommunikationen entsprechend der Anforderung der Regel für eine Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren erfassen und speichern können.

Zugängliches und lesbares Format #

Halten Sie alle Textkommunikationen in einem Format bereit, das leicht zugänglich ist, um von Regulierungsbehörden untersucht zu werden. Dies bedeutet, dass die Aufzeichnungen leicht durchsuchbar und in einem Format bereitgestellt werden sollten, das ohne proprietäre Technologie gelesen und überprüft werden kann.

Umfassendes Archivierungssystem #

Implementieren Sie ein Archivierungssystem, das alle Formen der Textkommunikation erfasst, einschließlich SMS, MMS und verschlüsselte Messaging-Apps, die für Geschäftskommunikationen verwendet werden. Dieses System sollte sicherstellen, dass auch Metadaten wie Datum, Uhrzeit und Teilnehmer der Kommunikation erfasst und aufbewahrt werden.

Einhaltung durch Drittanbieter-Downloader #

Wenn Sie Drittanbieter-Apps für Textkommunikationen verwenden, ist es entscheidend zu überprüfen, ob diese Apps mit der SEC-Regel 17a-4 konform sind. Dies umfasst die Sicherstellung, dass die App Kommunikationen im erforderlichen Format und innerhalb des notwendigen Zeitrahmens archivieren kann.

Regelmäßige Audits und Mitarbeiterschulungen #

Führen Sie regelmäßige Audits durch, um die fortlaufende Einhaltung der Regel sicherzustellen, und bieten Sie allen Mitarbeitern Schulungen zur Bedeutung der Einhaltung der Richtlinien der Kanzlei bezüglich Textkommunikationen an. Dies umfasst die Aufklärung über die rechtlichen Implikationen der Nichteinhaltung und die korrekten Verfahren für die Kommunikation per Text in konformer Weise.

Durch die Befolgung dieser Punkte können Anwaltskanzleien sicherstellen, dass ihre Nutzung von Textnachrichten mit der SEC-Regel 17a-4 übereinstimmt, Risiken minimiert und die Integrität ihrer Kommunikation aufrechterhalten wird.