Dans le paysage réglementaire actuel, les institutions font face à un examen accru concernant la conformité des messages textes, particulièrement à la lumière des récentes pénalités de la SEC.

Une première étape pragmatique consiste à évaluer minutieusement les besoins spécifiques en communication, à revoir les canaux existants et à établir des politiques robustes de messagerie texte, incluant des attestations annuelles des employés.

La complexité de la conformité s’intensifie avec la diversité des appareils, des applications et la fusion des usages personnels et professionnels. S’appuyant sur notre expérience de conseil auprès de multiples clients financiers, nous recommandons une approche structurée pour déterminer la nécessité d’investissements technologiques supplémentaires.

Une stratégie bien considérée implique la création de politiques précises de messagerie texte adaptées aux différents rôles départementaux et aux préférences d’interaction des clients. Ces politiques devraient non seulement recevoir une approbation annuelle lors de la Revue de Conformité de l’entreprise mais aussi nécessiter une reconnaissance numérique de tous les employés, soulignée par des pénalités claires en cas de non-conformité.

Pour affiner continuellement ces politiques, les entreprises devraient mener des évaluations régulières au moyen de questionnaires destinés aux employés couvrant l’utilisation des appareils, la préférence pour des applications de messagerie auto-hébergées comme Rocket.Chat, Chipper ou Mattermost, et l’utilisation potentielle de lignes commerciales dédiées. Dans les situations où les messages textes ne sont pas automatiquement capturés—comme lorsque un client utilise le numéro personnel d’un employé—la politique devrait clairement mandater que les textes soient transférés à un email de travail pour archivage et répondus par email pour assurer la conformité et la supervision.

En fin de compte, il est essentiel que les employés comprennent que toutes les communications textuelles liées aux affaires doivent être documentées et récupérables, renforçant l’engagement de l’institution envers une conformité réglementaire rigoureuse et une intégrité opérationnelle.

Pour les cabinets d’avocats cherchant à se conformer à la Règle 17a-4 de la SEC concernant la gestion et l’archivage des communications électroniques, y compris les messages textes, voici les cinq considérations principales :

Préservation des enregistrements #

Assurez-vous que toutes les communications textuelles liées aux transactions commerciales soient préservées dans un format non réinscriptible et non effaçable. Cela nécessite généralement l’utilisation de logiciels ou de services capables de capturer et de stocker ces communications en conformité avec l’exigence de la règle pour une période de conservation d’au moins six ans.

Format accessible et lisible #

Maintenez toutes les communications textuelles dans un format facilement accessible pour l’examen par les régulateurs. Cela signifie que les enregistrements doivent être facilement recherchables et fournis dans un format pouvant être lu et examiné sans nécessité de technologie propriétaire.

Système d’archivage complet #

Mettez en œuvre un système d’archivage qui capture toutes les formes de communication texte, y compris les SMS, MMS et les applications de messagerie cryptées utilisées pour les communications commerciales. Ce système doit garantir que les métadonnées, telles que la date, l’heure et les participants à la communication, soient également capturées et préservées.

Conformité des téléchargeurs tiers #

Si vous utilisez des applications tierces pour les communications textuelles, il est crucial de vérifier que ces applications sont capables de se conformer à la Règle 17a-4 de la SEC. Cela inclut de s’assurer que l’application peut archiver les communications dans le format requis et dans le délai nécessaire.

Audits réguliers et formation des employés #

Effectuez des audits réguliers pour assurer la conformité continue avec la règle, et fournissez une formation à tous les employés sur l’importance de respecter les politiques du cabinet concernant les communications textuelles. Cela comprend les informer sur les implications légales de la non-conformité et les procédures appropriées pour communiquer par texte de manière conforme.

En adhérant à ces points, les cabinets d’avocats peuvent aider à garantir que leur utilisation de la messagerie texte se conforme à la Règle 17a-4 de la SEC, atténuant les risques et maintenant l’intégrité de leurs communications.