W obecnym krajobrazie regulacyjnym instytucje napotykają na zwiększoną kontrolę w zakresie zgodności z wymogami dotyczącymi wiadomości tekstowych, szczególnie w świetle niedawnych kar nałożonych przez SEC.

Pragmatycznym pierwszym krokiem jest dokładna ocena konkretnych potrzeb komunikacyjnych, przegląd istniejących kanałów i ustanowienie solidnych zasad dotyczących wiadomości tekstowych, w tym coroczne oświadczenia pracowników.

Złożoność przestrzegania przepisów rośnie wraz z różnorodnością urządzeń, aplikacji oraz mieszaniem użytku osobistego i zawodowego. Korzystając z naszego doświadczenia konsultacyjnego z wieloma klientami finansowymi, zalecamy zastosowanie zorganizowanego podejścia w celu ustalenia konieczności dodatkowych inwestycji technologicznych.

Dobrze przemyślana strategia polega na opracowaniu precyzyjnych zasad dotyczących wiadomości tekstowych, dostosowanych do różnych ról w departamentach i preferencji interakcji z klientami. Te zasady powinny nie tylko otrzymać roczną aprobatę podczas przeglądu zgodności w firmie, ale także wymagać cyfrowego potwierdzenia przez wszystkich pracowników, podkreślonego jasnymi karami za nieprzestrzeganie.

Aby stale doskonalić te zasady, firmy powinny przeprowadzać regularne oceny za pomocą ankiet pracowniczych, które obejmują użytkowanie urządzeń, preferencje dla aplikacji do samodzielnego hostowania wiadomości, takich jak Rocket.Chat, Chipper lub Mattermost, oraz potencjalne korzystanie z dedykowanych linii biznesowych. W sytuacjach, gdy wiadomości tekstowe nie są automatycznie rejestrowane — na przykład, gdy klient korzysta z osobistego numeru pracownika — zasady powinny jasno nakazywać przekazywanie tekstów na służbowy e-mail w celu archiwizacji i odpowiedzi e-mailem, aby zapewnić zgodność i nadzór.

Ostatecznie kluczowe jest, aby pracownicy rozumieli, że wszystkie komunikaty tekstowe związane z działalnością biznesową muszą być dokumentowane i możliwe do odzyskania, wzmacniając zaangażowanie instytucji w rygorystyczne przestrzeganie przepisów regulacyjnych i integralność operacyjną.

Dla kancelarii prawnych dążących do zgodności z regułą SEC 17a-4 dotyczącą zarządzania i archiwizacji komunikacji elektronicznej, w tym wiadomości tekstowych, oto pięć głównych rozważań:

Zachowanie Rekordów #

Zapewnienie, że wszystkie komunikaty tekstowe związane z transakcjami biznesowymi są przechowywane w formacie niemożliwym do nadpisania lub usunięcia. Zazwyczaj wymaga to użycia oprogramowania lub usług, które mogą przechwytywać i przechowywać te komunikacje zgodnie z wymogami reguły dotyczącymi okresu przechowywania przez co najmniej sześć lat.

Format Łatwy do Dostępu i Czytelny #

Utrzymywanie wszystkich komunikatów tekstowych w formacie łatwo dostępnym do badania przez regulatorów. Oznacza to, że rekordy powinny być łatwo wyszukiwalne i dostarczane w formacie, który można przeglądać i analizować bez potrzeby korzystania z własnościowej technologii.

Kompleksowy System Archiwizacji #

Implementacja systemu archiwizacji, który przechwytuje wszystkie formy komunikacji tekstowej, w tym SMS, MMS i zaszyfrowane aplikacje do wiadomości używane do komunikacji biznesowej. System ten powinien zapewniać również przechwytywanie i zachowanie metadanych, takich jak data, czas i uczestnicy komunikacji.

Zgodność Zewnętrznych Aplikacji Pobierających #

W przypadku korzystania z aplikacji stron trzecich do komunikacji tekstowej kluczowe jest zweryfikowanie, czy te aplikacje mogą być zgodne z regułą SEC 17a-4. Obejmuje to zapewnienie, że aplikacja może archiwizować komunikaty w wymaganym formacie i w odpowiednim czasie.

Regularne Audyty i Szkolenia Pracowników #

Przeprowadzanie regularnych audytów w celu zapewnienia ciągłej zgodności z regułą oraz zapewnienie szkoleń dla wszystkich pracowników dotyczących znaczenia przestrzegania zasad firmy w zakresie komunikacji tekstowej. Obejmuje to edukowanie ich o konsekwencjach prawnych nieprzestrzegania i odpowiednich procedurach komunikacji tekstowej zgodnie z przepisami.

Przestrzeganie tych punktów może pomóc kancelariom prawnym w zapewnieniu, że ich używanie wiadomości tekstowych jest zgodne z regułą SEC 17a-4, minimalizując ryzyko i utrzymując integralność ich komunikacji.