En el panorama regulatorio actual, las instituciones enfrentan un escrutinio intensificado sobre el cumplimiento de los mensajes de texto, especialmente a la luz de recientes sanciones de la SEC.
Un primer paso pragmático es evaluar a fondo las necesidades específicas de comunicación, revisar los canales existentes y establecer políticas robustas de mensajería de texto, incluyendo las declaraciones anuales de los empleados.
La complejidad del cumplimiento se intensifica con la variedad de dispositivos, aplicaciones y la mezcla del uso personal y profesional. Basándonos en nuestra experiencia de consultoría con múltiples clientes financieros, recomendamos un enfoque estructurado para determinar la necesidad de inversiones tecnológicas adicionales.
Una estrategia bien considerada implica diseñar políticas precisas de mensajería de texto adaptadas a los roles departamentales diferentes y las preferencias de interacción con los clientes. Estas políticas no solo deben recibir aprobación anual durante la Revisión de Cumplimiento de la empresa, sino que también requieren un reconocimiento digital por parte de todos los empleados, subrayado por claras penalizaciones por incumplimiento.
Para refinar continuamente estas políticas, las firmas deben realizar evaluaciones regulares mediante cuestionarios a empleados que cubren el uso de dispositivos, la preferencia por aplicaciones de mensajería autoalojadas como Rocket.Chat, Chipper o Mattermost, y el uso potencial de líneas de negocio dedicadas. En situaciones donde los mensajes de texto no se capturan automáticamente—como cuando un cliente usa el número personal de un empleado—la política debe mandar claramente que los textos se reenvíen a un correo electrónico de trabajo para su archivo y respuesta por correo electrónico para asegurar el cumplimiento y la supervisión.
Finalmente, es esencial que los empleados entiendan que todas las comunicaciones de texto relacionadas con el negocio deben estar documentadas y ser recuperables, reforzando el compromiso de la institución con un cumplimiento regulatorio riguroso e integridad operativa.
Para los bufetes de abogados que buscan cumplir con la Regla 17a-4 de la SEC respecto a la gestión y archivo de comunicaciones electrónicas, incluidos los mensajes de texto, aquí están las cinco consideraciones principales:
Preservación de Registros #
Asegúrese de que todas las comunicaciones de texto relacionadas con transacciones comerciales se conserven en un formato no regrabable e indeleble. Esto generalmente requiere el uso de software o servicios que puedan capturar y almacenar estas comunicaciones en cumplimiento con el requisito de la regla de un período de retención de al menos seis años.
Formato Accesible y Legible #
Mantenga todas las comunicaciones de texto en un formato que sea fácilmente accesible para el examen por los reguladores. Esto significa que los registros deben ser fácilmente buscables y proporcionados en un formato que se pueda leer y revisar sin necesidad de tecnología propietaria.
Sistema de Archivo Integral #
Implemente un sistema de archivo que capture todas las formas de comunicación de texto, incluidos SMS, MMS y aplicaciones de mensajería cifrada que se utilizan para comunicaciones comerciales. Este sistema debe asegurar que también se capturen y conserven los metadatos, como la fecha, la hora y los participantes en la comunicación.
Cumplimiento de Descargadores de Terceros #
Si utiliza aplicaciones de terceros para comunicaciones de texto, es crucial verificar que estas aplicaciones sean capaces de cumplir con la Regla 17a-4 de la SEC. Esto incluye asegurar que la aplicación pueda archivar las comunicaciones en el formato requerido y dentro del marco de tiempo necesario.
Auditorías Regulares y Capacitación de Empleados #
Realice auditorías regulares para asegurar el cumplimiento continuo con la regla, y proporcione capacitación a todos los empleados sobre la importancia de adherirse a las políticas de la firma respecto a las comunicaciones de texto. Esto incluye educarlos sobre las implicaciones legales del incumplimiento y los procedimientos adecuados para comunicarse por texto de manera conforme.
Al adherirse a estos puntos, los bufetes de abogados pueden ayudar a asegurar que su uso de la mensajería de texto cumpla con la Regla 17a-4 de la SEC, mitigando riesgos y manteniendo la integridad de sus comunicaciones.